Ситуации, когда сотрудники используют личное имущество в служебных целях, возникали задолго до легализации формата удаленной работы.
- Кадровое оформление компенсации за использование личного имущества
- Ответ
- Как определить размер выплат
- Использование авто по договору аренды
- Налогообложение компенсации
- Налог на прибыль
- НДФЛ
- Страховые взносы
- Налоговый учет
- Документы для оформления компенсации
- Страховые взносы
- Компенсация за использование собственного авто
- Аренда авто в служебных целях
- Бухгалтерский учет компенсаций
- Обоснование
- Начислять ли НДФЛ и страховые взносы
Кадровое оформление компенсации за использование личного имущества
- автомобиль, личный мобильный телефон, компьютер – все можно использовать для решения рабочих задач. А работодатель обязан компенсировать содержание и износ движимого имущества.
С введением понятия удаленной работы в ТК РФ ст. 312.6, которая регулирует этот случай:
- работодатель либо предоставляет необходимое оборудование и расходные материалы, либо выплачивает компенсацию;
- размер возмещения расходов определяется письменным соглашением сторон трудового договора.
Предусмотреть суммы выплат и компенсаций за пользование движимым имуществом можно отдельным пунктом в трудовом договоре с новым работником или в дополнительном соглашении, если кто-то из постоянных работников переходит на удаленную работу.
В договоре или дополнительном соглашении необходимо определить условия выплаты вознаграждения. Не забудьте прописать четкое наименование имущества, за которое присуждается компенсация, размер и условия выплаты (письмо ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@). Укажите, как рассчитывается сумма. Это может быть фиксированная сумма или расчет по фактической работе, и в этом случае компенсация за периоды отпуска, больничного или командировки не выплачивается.
- Должен ли работодатель компенсировать работнику расходы на интернет и повышенное потребление электроэнергии? — подробно узнаете из статьи «Удаленная работа: кто платит за интернет? Разъяснения кадровику».
Ответ
В принципе, организация может определить любой размер компенсации, но если сумма выплат не делится на ставку, установленную Постановлением № 92 и возмещение фактических расходов, то налоговые органы назначат нормированную сумму от общей суммы компенсации , а остальная сумма не будет принята для целей налогообложения прибыли.
Таким образом, независимо от того, как вы рассчитываете сумму компенсации (а способ расчета законодательством не установлен), налоговые органы будут учитывать сумму в пределах норм согласно Постановлению Правительства от 08.02.2002 N 92.
Предлагаю рассмотреть следующий вариант оплаты сотруднику использования личного автомобиля в служебных целях.
Вы можете заключить с работником соглашение в виде приложения к трудовому договору следующего содержания:
- Работнику ежемесячно выплачивается компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях в размере, установленном Постановлением Правительства № 92 от 8 февраля 2002 года.
- Работнику возмещаются фактические расходы на горюче-смазочные материалы и другие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля в служебных целях, на основании подтверждающих документов, прилагаемых к авансовому отчету работника.
При использовании предложенного варианта договора организация имеет реальную возможность учесть в расходах как платежи в рамках, так и возмещение документально подтвержденных расходов.
Выплаты в рамках, установленных Постановлением № 92, юридически не зависят от времени работы и нахождения работника в отпуске. Но если автомобилем управляет только владелец и автомобиль не используется организацией во время отпуска (например, автомобилем может управлять другой сотрудник), то во время отпуска, болезни или отсутствия владельца автомобиля по другим причинам, нет компенсация выплачивается за дни отсутствия.
На этот вопрос есть официальное мнение сотрудника ФНС России.
Что касается возмещаемых расходов, то они должны быть подтверждены, например, чеками с АЗС, что не может повлечь претензий со стороны налоговых органов, так как квитанции должны быть доставлены только за рабочие дни.
Как определить размер выплат
Размер компенсационных выплат стороны определяют самостоятельно и прописывают в трудовом договоре или дополнительном соглашении. Но работодатели руководствуются общими нормами компенсации за пользование автомобилем в 2022 году (ПП РФ № 92 от 08.02.2002):
- для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 см³ – 1200 руб;
- для легковых автомобилей с объемом двигателя более 2000 см³ – 1500 руб.
Ежемесячное вознаграждение федеральным гражданским служащим рассчитывается по иным нормативам (п. 1, 4 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563):
- для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 см³ – 2400 руб;
- для легковых автомобилей с объемом двигателя более 2000 см³ – 3000 руб.
Счета за командировки ведутся в путевых листах. Сотрудник представляет все необходимые документы, подтверждающие расходы (письмо МНС № 04-2-06/419@ от 06.02.2004 г., № 14-05-07/6 от 13.04.2007 г.). А горюче-смазочные материалы возмещаются по фактическим затратам: для их подтверждения в бухгалтерию сдаются чеки, квитанции, счета-фактуры (п. 2, 5 правил из ПП РФ № 563, письмо ФНС № БС-3-11/8304@ от 13.11.2018).
ВАЖНО! В случае утери или повреждения автомобиля по вине работодателя работнику возмещается материальный ущерб (ст. 235 ТК РФ).
Использование авто по договору аренды
Работодатели арендуют автомобили сотрудников с экипажем или без экипажа (статьи 632, 642 ГК РФ). При аренде с экипажем транспортное средство эксплуатируется и обслуживается самим работником. Аренда лодки без экипажа предполагает администрирование и обслуживание другими людьми.
Они заключают с работником договор аренды и отражают в нем все особенности сделки — стоимость аренды, оценку услуг по вождению автомобиля. Как правило, расходы по эксплуатации арендованного автомобиля несет арендатор. При аренде автомобиля без экипажа арендатор оплачивает техническое обслуживание и страховку, в том числе страхование ответственности (ст. 636, 646 ГК РФ).
ВАЖНО В полисе ОСАГО необходимо указать количество лиц, которым разрешено управление транспортным средством (п. 2 ст. 15 40-ФЗ от 25.04.2002).
Собственнику возмещаются затраты на эксплуатацию машины, если это оговорено в договоре аренды и подтверждено документально: чеками и квитанциями, счетами и накладными, копиями товаросопроводительных накладных. Ключевое требование – возможность определить по документам регулярность использования, маршрут движения и время использования арендованного транспортного средства (письмо Минтранса № постановления Мосгорсуда по делу № 33- от 10.04.2017 № 9639/2017, от 12.04.2018 № 33-12103/2018).
Налогообложение компенсации
При правильном оформлении компенсация за пользование движимым имуществом принимается в качестве расходов по налогу на прибыль и не облагается налогом работодателя: НДФЛ, страховыми взносами. Работодатель обязан указать факт назначения компенсации, порядок расчета и условия выплаты в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.
Налог на прибыль
Компенсация за использование работником движимого имущества включается в состав расходов по налогу на прибыль по разделам. 49 № 1 в ст. 264 НК РФ (письмо Минфина РФ от 08.12.2006 № 03-03-04/4/186).
Работник может использовать различные виды движимого имущества в служебных целях, однако налоговое законодательство содержит ограничения только на компенсацию за использование легковых автомобилей и мотоциклов. Для других видов имущества сумма выплаты не ограничена.
Предельные ставки компенсации на транспорт, принимаемые в состав расходов по налогу на прибыль, предусмотрены Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 и составляют:
- 1200 руб в месяц, если объем двигателя 2000 куб см и меньше;
- 1500 руб в месяц при объеме двигателя более 2000 куб.см.
В них уже включены износ, ГСМ и ремонт, поэтому сумма, возмещаемая сверх нормативов, не может быть включена в состав налоговых расходов (письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366).
Сумма компенсации за пользование иным имуществом по налогу на прибыль не определена, в состав расходов включена сумма, определенная соглашением между работником и работодателем (письмо Минфина РФ от 04.02.2020 № 03-03 -01.06.6672)
Помните ст. 252 НК РФ:
- организация должна финансово обосновать и документально подтвердить понесенные расходы: составить договоры с работниками, определяющие размер и порядок выплаты компенсаций. Если сумма явно завышена, будут требования со стороны налоговых органов (письмо Минфина России от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672).
Для обоснования можно воспользоваться рекомендациями Минфина России из письма от 31.12.2004 № 03-03-01-04/1/194. Департамент предлагает рассчитывать компенсацию на амортизацию аналогично амортизации:
- взять стоимость имущества и разделить на срок полезного использования, исходя из классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы (постановление Правительства РФ от 01.01.2002 № 1);
- для инструментов и механизмов, не перечисленных в амортизационных группах, исходить из срока их полезного использования в соответствии с техническими условиями или рекомендациями заводов-изготовителей.
Пример. Менеджер работает на своем ноутбуке и получает компенсацию от организации за использование своего персонального компьютера в служебных целях. Сумма определяется по соглашению сторон в размере 10 000 рублей в месяц.
Компьютеры и ноутбуки включены во вторую амортизационную группу. Рыночная стоимость ноутбука составляет примерно 60 000 рублей. Сумма амортизационных отчислений составит от 1667 до 2400 рублей в месяц. Получается, что сумма компенсации, выплачиваемая менеджеру, в четыре раза превышает сумму амортизации. В такой ситуации велика вероятность того, что налоговые органы оценят эти расходы как нерентабельные. Компенсация 2000-2500 рублей в месяц будет оптимальной.
Для обоснованного включения расходов в состав расходов организация должна иметь документы, подтверждающие, что работник действительно нуждается в нужном оборудовании или материале для выполнения своих служебных обязанностей. Это могут быть должностные инструкции, трудовой договор, дополнительное соглашение к трудовому договору.
ФНС также считает, что для получения компенсации работник должен представить в организацию документы, подтверждающие его право собственности на используемое имущество (письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).
Пример. При использовании автомобиля необходимо предъявить ПТС. Если в документе указан не сотрудник, а супруг или супруга, для учета компенсации в расходах необходимо представить свидетельство о браке, а сам автомобиль должен быть приобретен в браке (письмо Минфина России от 27.08.2012 № 03-04-05/6-1004).
Возникает вопрос: какие документы могут подтвердить право собственности на компьютер, принтер или мобильный телефон? Минфин и ФНС молчат, скорее всего потому, что такого требования нет ни в Налоговом кодексе, ни в Трудовом кодексе.
В письме № МН-17-3/15@ от 27.01.2010 налоговый орган пояснил, что должны быть документы, подтверждающие принадлежность имущества работнику, но опять же без уточнений. Поэтому подтверждением может быть четкое указание имущества, за которое выплачивается компенсация, например «компенсация за Xiaomi Mi Notebook Pro 15».
Минфин пошел дальше в письме № 03-04-06/96913 от 11.06.2020 и указал, что работодатель должен иметь копии документов, подтверждающих приобретение или аренду работником оборудования, а также понесенные расходы при использовании оборудования в служебных целях. То есть, если мы платим за телефон, то должны быть документы, подтверждающие служебные звонки, если мы платим за машину — маршрутный (путевой) лист, чеки АЗС.
- Подведем итоги. Для учета компенсации в расходах работодатель должен помимо договора подтвердить:
- Необходимость использования личного имущества работника. Например, укажите в должностной инструкции, что у сотрудника есть работа, связанная с командировками, или что он работает удаленно.
- Имущественные права работников. Например, копия паспорта транспортного средства или договора аренды.
- Факт использования техники или транспорта в служебных целях: путевые листы, авансовые отчеты, приходно-кассовые чеки, распоряжения руководителя, выполненные рабочие действия с обзором вида работ.
- Размер компенсации – порядок расчета и размер выплаты могут быть указаны в соглашении или трудовом договоре.
Как учесть компенсацию за пользование движимым имуществом для тех, кто на УСН, читайте в шпаргалке. Размещается в конце статьи.
НДФЛ
Платежи за использование личного имущества работника в служебных целях, а также возмещение связанных с этим расходов не облагаются НДФЛ.
Правила те же, что и при учете налога на прибыль:
- вся сумма компенсации, указанная в соглашении, не облагается налогом (ст. 188 ТК РФ, п. 1 ст. 217 НК РФ).
Важно: для исчисления НДФЛ нет нормирования даже на личный автотранспорт (письмо ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).
Работодатель должен обосновать размер компенсации, потому что слишком большая сумма может считаться схемой экономии заработной платы. Поэтому не платите заведомо большие суммы, которые вы не можете защитить финансово.
Возмещение за использование личного имущества в служебных целях не отражается в 6-НДФЛ (ст. 217 НК РФ, письмо ФНС России от 11.04.2019 № БС-4-11 / 6839@).
Страховые взносы
Возмещение за использование движимого имущества в служебных целях не облагается страховыми взносами по обязательному пенсионному, медицинскому страхованию, страхованию на случай временной нетрудоспособности и по беременности и родам. Как и по НДФЛ, размер возмещения не нормируется (ст. 188 ТК РФ, абз. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, письмо Минфина РФ). Российской Федерации от 6 декабря 2019 г. № 03-04-06/94977, ФНС России от 13 ноября 2018 г. № БС-3-11/8304@). Размер компенсации должен соответствовать финансово обоснованным затратам работника.
Курсы бухгалтеров Профессиональная переподготовка, повышение квалификации. Онлайн-обучение в Контур. Школа
Данный вид компенсации работодатель должен отразить в виде РСВ в составе выплат, не облагаемых налогом по ст. 422 НК РФ:
- в строке 040 подраздела 1.1;
- в строке 040 подраздела 1.2;
- в строке 030 подраздела 1.3.1;
- по строке 030 подраздела 1.3.2 Приложения 1;
- по строке 030 Приложения 1.1;
- в строке 030 приложения 2 к разделу 1 расчета (пункты 6.6, 7.5, 8.7, 8.16, 9.6, 10.7 порядка заполнения расчета страховых взносов).
Также это должно быть указано в персонифицированной информации о сотрудниках, получающих вознаграждение (раздел 3 РСВ). В частности, общая сумма платежей, как облагаемых, так и не облагаемых налогом, должна быть включена в показатель в графе 140 подпункта 3.2.1 (пункты 20.22, 20.23 порядка заполнения расчета по страховым взносам).
Если выплата возмещения и его размер не определены в трудовом договоре (соглашении о нем), подлежат начислению страховые взносы.
Налоговый учет
Письмом Минфина от 20.04.2015 № 03-04-06/22274 и решением Минтруда от 27.07.2016 № 17-3/Б-291 указано, что компенсация за пользование личным имуществом для служебных целей не облагается налогом на доходы физических лиц (НДФЛ).
Страховые взносы также не облагаются налогом в сумме, согласованной с руководителем компании, и не отражаются в отчете о прибылях и убытках.
Документы для оформления компенсации
Чтобы доказать тот факт, что работник не получает доход от использования собственного автомобиля, нужно собрать документы:
- Между руководителем и подчиненным заключается договор, дополняющий действующий ТД. Если использование собственного имущества в служебных целях оговаривается на собеседовании, этот пункт включается в договор.
- Копия техпаспорта транспортного средства. Необходимо доказать права на автомобиль, так как возврат происходит за счет использования собственного имущества. Мнения надзорных органов по поводу возмещения расходов на транспорт, управляемый на основании доверенности, разделились. Есть записи, которые как разрешают этот платеж, так и запрещают его.
- Документы для учета командировок. Накладные и путевые листы выдаются с обязательством возмещения, которое перечисляется с учетом служебных километров.
- Если компенсация выдается в фиксированном размере, документация оформляется соответствующим образом: маршрутный лист, путевой журнал.
Важно! Если для учета платежей используется собственная форма, она должна содержать реквизиты первичной документации. Форма должна соответствовать правилам компании.
Чеки, квитанции об оплате горюче-смазочных материалов и других расходов должны быть переданы сотруднику компании вместе с авансовым отчетом. В соответствии с представленными квитанциями выплачивается денежная компенсация. Расходы на бензин покрываются с учетом фактического расхода и лимита, утвержденного в технической документации. Сумма компенсации утверждается в приказе или расчетном листе. Сумма компенсации также может быть указана в двустороннем соглашении, если она выплачивается по фиксированной ставке.
Страховые взносы
Предметом налогообложения страховых взносов являются выплаты и иные вознаграждения, начисленные в пользу физических лиц, особенно в рамках работы по найму. При этом в натуре взносам не подлежат все виды компенсационных выплат, определенные законодательством, связанные с выполнением лицом трудовых заданий. Об этом говорят статьи 420 и 422 НК РФ.
Соответственно оплата организацией расходов работникам, связанных с использованием личного автомобиля в служебных целях, не облагается страховыми взносами. Список необходимых документов выглядит следующим образом:
— копии документов, подтверждающих право собственности работника на автомобиль;
— копии документов, подтверждающих понесенные работником расходы при использовании автомобиля в служебных целях.
Компенсация за использование собственного авто
Искусство. 272 НК РФ пункт 7 гласит: возмещение денежных средств за использование собственного автотранспорта для служебных нужд отражается в расходах на дату выплаты. При уплате налога на прибыль следует руководствоваться нормативами, указанными в Постановлении Правительства РФ от 08.02.02 г. № 92:
- Если объем двигателя легкового автомобиля работника составляет 2000 куб см, то размер компенсации не может превышать утвержденную норму, а именно 1200 руб.
- Если объем двигателя свыше 2000 куб см, то дается выплата в размере 1500 руб.
Ограничения размера компенсации за использование грузового транспорта в служебных целях на законодательном уровне не утверждены. Категория транспортного средства обозначается TS или PTS. Для учета возмещения по подоходному налогу необходимо собрать ту же документацию, что и по НДФЛ.
Аренда авто в служебных целях
Утвержденная сумма возмещения за использование занятого автомобиля очень мала. Поэтому, если в должностные обязанности входят постоянные разъезды, стоит заключить договор аренды. Работник также имеет право на компенсацию за арендованные транспортные средства. Вы можете арендовать автомобиль с сотрудником. При аренде автомобиля без сотрудника ответственным лицом назначается уполномоченное лицо в организации.
Для работодателя на УСН преимуществом является уменьшение налоговой базы (согласно ст. 346 НК РФ, п. 1). Расходы по содержанию транспорта несет работодатель и может включить их в статью расходов.
В обоих случаях вам нужно:
- Подпишите договор аренды.
- Введите сумму ежемесячных компенсационных выплат.
- Передача транспорта в соответствии с законодательством.
Важно! Ежемесячные арендные платежи работодатель включает в доход своего работника. Компенсация облагается НДФЛ по ставке 13% (согласно ст. 226 НК РФ, п. 1, ст. 224, № 1). Вам не нужно платить страховые взносы.
Бухгалтерский учет компенсаций
Для учета суммы выплат бухгалтер должен сделать следующие проводки:
Компенсация, выплачиваемая работнику за пользование движимым имуществом | 20 (26, 44) | 73
субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям» |
|
Компенсация выплачена | 73
субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям» |
|
|
Отражены расходы, понесенные работником | 20 (26, 44) | 73
субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям» |
|
Отражена сумма входящего НДС (по ДОС) | 19 | 73
субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям» |
|
Сумма, выплаченная работнику в связи с возмещением расходов | 73
субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям» |
51 (50) |
Обоснование
Поскольку глава 23 НК РФ не содержит нормативов компенсации за использование личных средств работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, в целях применения п. 1 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ.
Согласно письму ФНС России от 13 ноября 2018 г. N БС-3-11/8304@ использование личного автотранспорта в служебных целях может быть оформлено как в рамках трудовых, так и в рамках гражданско-правовых договоры, в которых указываются условия эксплуатации транспортного средства и размер возмещаемых расходов и вознаграждения лицу за использование транспортного средства в служебных целях.
Таким образом, в силу ст. 188 ТК РФ работник, использующий личное имущество в производственных целях с согласия работодателя, вправе получать от последнего как вознаграждение за использование этого имущества, то есть, по сути, вознаграждение за пользование, и возмещение расходов, связанных с использованием этого имущества.
Представляется, что применительно к ситуации с использованием легковых автомобилей работниками в производственных целях в расходы, связанные с использованием, следует включить затраты работника на приобретение горюче-смазочных материалов и других расходных материалов. Косвенно данный вывод подтверждается положениями Правил о выплате компенсации за использование личного транспорта (автомобилей и мотоциклов) федеральными государственными служащими в служебных целях и возмещении расходов, связанных с их использованием, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации.
Российской Федерации от 07.02.2013 N 563. Поэтому в настоящих правилах различают компенсацию за использование автомобилей работниками, которая предполагает возмещение износа транспортного средства, и возмещение расходов на приобретение горюче-смазочных материалов, которые определяются как самостоятельные платежи, произведенные в размере фактических затрат, подтвержденных соответствующими документами (счета, квитанции, приходно-кассовые чеки и др.).
Пунктом 1 Постановления N 92 для целей главы 25 НК РФ (пункт 11 пункта 1 статьи 264, пункт 38 статьи 270 НК РФ) определяется предельный размер платежей в виде компенсации за использование автомобилей работников в интересах работодателя. Законодатель не установил ограничений в части возмещения работнику понесенных им расходов на приобретение горюче-смазочных материалов при использовании личного автомобиля в интересах работодателя, в НК РФ законодатель не установил.
Суммы, выплачиваемые работнику на покрытие имеющихся у него расходов на приобретение горюче-смазочных материалов при использовании автомобиля в служебных командировках, не следует, на мой взгляд, приравнивать к выплате компенсации в пределах нормы. Эти суммы могут быть учтены в качестве расходов при исчислении налога на прибыль, а также иных расходов, произведенных с согласия работодателя в размерах, которые документально подтверждены фактическими расходами.
моментом признания расходов в виде возмещения работнику затрат на приобретение горюче-смазочных материалов для использования легкового автомобиля в интересах работодателя при исчислении налоговой базы может быть дата утверждения работником предварительный отчет (п. 5, п. 7 ст. 272 НК РФ).
Но представители финансового ведомства в отношении всей совокупности положений пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ и ст. 188 ТК РФ на протяжении многих лет последовательно придерживаемся мнения о том, что она должна выплачиваться работнику в соответствии со ст. 188 ТК РФ на компенсацию, которая учитывается в расходах в пределах, установленных Постановлением N 92, содержит возмещение затрат, произведенных при эксплуатации личных транспортных средств (износ, ГСМ, ремонт) .
После этого представители Минфина России приходят к выводу, что затраты на горюче-смазочные материалы, возмещаемые работнику сверх нормативной суммы компенсации, не включаются в состав расходов при исчислении налога на прибыль. Такая точка зрения фигурирует, например, в письмах Минфина России от 10 апреля 2017 г. N 03-03-06/1/21050, от 23 сентября 2013 г. N 03-03-06/1/39239.
На мой взгляд, Минфин в определенной степени использует сочетание терминов «замена» и «возврат». Именно поэтому предлагаю разграничить данные термины, что позволит при возникновении налоговых споров исключить возможность их отождествления.
Должен отметить, что с учетом позиции Минфина не исключены налоговые споры по учету расходов на возмещение расходов на ГСМ помимо сумм возмещения в рамках.
По вопросу о выплате компенсации за целый месяц, если работник находился, например, в отпуске, в ответ на частный вопрос Разгулин С.В. (письмо от 07.02.2020).
Сотрудник ФНС России поясняет, что если в случае отсутствия работника автомобиль остается в распоряжении организации, сумма компенсации за дни отсутствия не уменьшается.
При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах движимого имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств, материалов которые, по словам работника, принадлежат, и расходы, связанные с их использованием, также покрываются.
Использование автомобиля в хозяйственной деятельности организации может быть подтверждено путевыми листами, иными документами, оформленными в соответствии с требованиями законодательства РФ.
Однако необходимо документально подтвердить, что автомобиль находится в распоряжении организации. Например, когда вы уезжаете в отпуск, между работником и организацией подписывается договор о передаче автомобиля в распоряжение организации на время отпуска.
Другая ситуация может возникнуть, если компенсация выплачивается за дни в месяце, когда отсутствуют доказательства использования автомобиля в отсутствие работника, или в случаях, когда организация изначально не подтвердила хозяйственную цель расходов – использование машина в командировках. В таких случаях восстановительная стоимость не принимается во внимание.
Облагается ли налогами возмещение за использование личного ТС
По правилам компенсация за использование личного автотранспорта рассматривается по УСН или по ОСНО по налогу на прибыль только в рамках (письмо Минфина № 03-03-06/1/18366 от 23.03.2016 г. 2018):
- для двигателя до 2000 см³ – 1200 рублей в месяц;
- для двигателя больше 2000 см³ — 1500 руб./мес.
Сумма компенсации за использование транспортного средства в служебных командировках включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, с учетом норм ПП РФ № 92 (п. 11 п. 1 ст. 264 Налогового Кодекс Российской Федерации). Все, что сверх нормы, в целях налогообложения не учитывается (п. 38 ст. 270 НК РФ).
В части налогообложения компенсация за пользование автомобилем нормируется на общую сумму: учитываются как фактические расходы на эксплуатацию, так и расходы на топливо (письмо Минфина № 03-03-06/1/52036 от 08 г. /14/2017). Расходы для целей налогообложения признаются только в том случае, если они финансово обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Основанием для выплаты компенсации является приказ руководителя, а документацией об использовании автомобиля в интересах компании – путевой лист (письмо Минфина № 03-03-06/1/39406 от 23.09.2013 г.). Компенсационные отчисления признаются расходами на дату выплаты (п. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Начислять ли НДФЛ и страховые взносы
Компенсации и расходы на топливо не облагаются налогом на прибыль и страховыми взносами (письмо Минфина № 03-04-06/94977 от 12.06.2019). Все виды компенсационных выплат, связанных с исполнением трудовых обязанностей, не облагаются НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ). Вся сумма компенсации, оговоренная в соглашении между работником и работодателем, не подлежит налогообложению, но должна быть подтверждена документами – техпаспортом на транспортное средство, компенсационными расчетами, зарплатными чеками и квитанциями.
К возвратным суммам также не облагаются страховые взносы — в размере, определяемом соглашением сторон, но только в пределах установленных норм (п. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, п. 2 п. 1, Статья 20.2 125-ФЗ от 24.07.1998, письмо Минфина от 23.10.2017 № 03-15-06/69146).